Doküman Yönetim Sistemi, kurumda üretilen veya dışarıdan gelen evrakların kurum içindeki süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesini sağlar. Kurumdaki mevcut iş süreçlerinin tasarlanan formlar ve akış adımları üzerinden daha etkin, hızlı ve yönetilebilir bir şekilde sonuçlandırılmasına olanak tanır.
İş süreçlerinin ölçme ve değerlendirilmesine, böylelikle iyileştirme ve standartlaşma çalışmalarının yapılmasına katkı sağlayarak, toplam kalite yönetiminin sağlıklı bir zeminde gerçekleştirilmesini sağlar.
Kurumların organizasyonel yapısı ve Standart Dosya Planı’na uygun olarak oluşturulan klasör ağacı içerisinde her birimin kendi meta veri ve form yapılarını oluşturmalarına olanak tanıyan, geniş yetkilendirme ve güvenlik altyapısına sahip olan MedocEBYS yalnızca elektronik arşiv yönetimi değil aynı zamanda kurumsal hafızayı oluşturan her türlü bilginin depolanmasını ve yönetilmesini sağlar.
Esnek ve kolay kullanılabilir Form Tasarım Modülü sayesinde herhangi bir kod yazmaya ihtiyaç duyulmaksızın her türlü arayüzün tasarımı gerçekleştirilerek bilgi girişi, inceleme, düzenleme ve sorgulama amacıyla kullanıma açılır. Formlarda yapılacak her türlü güncelleme anında tüm kullanıcılar için aktif olur. Form Tasarımı Modülü aynı zamanda formül girişine olanak tanır. Böylelikle, girilen veriler üzerinde Excel benzeri formüller ile otomatik hesaplamalar yaptırılabilir.
Sistem içinde yer alan Tarama Modülü kullanılarak ek bir programa ihtiyaç duyulmaksızın belge tarama ve arşivleme gerçekleştirilebilir. MS Word, Excel gibi Office uygulamaları ile entegrasyon çerçevesinde söz konusu uygulamalarda hazırlanan belgeler, direk uygulama içerisinden elektronik arşive gönderilebilir ve arşivdeki belgeler açılarak düzenlenebilir.
Fiziksel arşiv depolama alanları azalmış yahut evrak trafiği çok yoğun olan kurum ve kuruluşların gelen evraklarının dosya, yazı, fax, vb. konuda uzman personeller tarafından yardımcı araç- gereçler ile taranarak scan söz konusu dokümantasyonu Medoc’un kendi geliştirdiği servis büro yazılımı yazılımlarla indeksleyip, kurum personeline çok kısa sürede dokümana erişim imkanı sağlayan sistem ve hizmetlerin bütünüdür.
NEDEN EBYS?
Dokümana saniyeler içinde ulaşılır.
Süreçleri hızlandırır.
Süreçlere düzenlilik getirir.
Taşımayı ve yedeklemeyi kolaylaştırır.
Çalışma sürecini ofis dışına taşır.
Güvenli çalışma ortamları oluşturur.
Her hacimde takım çalışması oluşturmayı destekler.
Kurumsallaşma ve kalite yönetimine yardımcı olur.
Belge bazında erişim güvenliği sağlar.